Handbuch
Wählen Sie aus, was Sie tun möchten. Die Anleitung öffnet sich danach.
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Neuen Artikel anlegen
Wählen Sie unten aus, was Sie brauchen. Die Seite springt dann zu diesem Abschnitt.
1 Titel
Tragen Sie den Namen des Artikels ein, zum Beispiel Faltkarton 590 x 318 x 328 mm W2.
Was bedeutet das?
Der Titel erscheint im Shop, in der Suche und auf der Rechnung. Schreiben Sie ihn so, wie der Kunde den Karton sucht.
2 Bilder
Ziehen Sie die Fotos in das große Feld. Das erste Bild ist das Hauptbild im Shop.
Was bedeutet das?
Sie können mehrere Fotos hochladen. Das erste Foto sehen die Kunden zuerst in der Übersicht und auf der Artikelseite.
3 Artikelnummer
Im Kasten Inventar finden Sie das Feld SKU. Das ist die Artikelnummer. Schreiben Sie die Nummer ohne Leerzeichen, zum Beispiel FT-00504.
Was bedeutet das?
SKU ist das Shopify-Wort für Artikelnummer. Die Nummer muss eindeutig sein, damit Lager und Bestellung zusammenpassen.
4 Preise
Tragen Sie alle Preise netto ein.
- Beim Preis tragen Sie den Verkaufspreis ein. Dieses Feld muss ausgefüllt sein.
- Beim Vergleichspreis tragen Sie den durchgestrichenen Preis ein. Füllen Sie das Feld nur aus, wenn dieser Preis höher ist als der Verkaufspreis. Sonst lassen Sie es leer.
- Beim Grundpreis tragen Sie den Preis pro Stück oder pro Meter ein. Das brauchen Sie zum Beispiel bei Folie oder Rollenware.
- Bei den Kosten pro Artikel tragen Sie den Einkaufspreis ein. Der Kunde sieht diesen Wert nicht.
Was bedeutet das?
Der Vergleichspreis ist der alte oder unverbindliche Preis. Shopify zeigt ihn durchgestrichen neben dem Verkaufspreis. Der Grundpreis hilft dem Kunden, Packungen oder Rollen zu vergleichen. Die Kosten pro Artikel sind nur für Sie intern.
5 Lagerbestand
Schalten Sie Inventar wird verfolgt ein. Tragen Sie beim Shop-Standort die Stückzahl ein. Stellen Sie Verkaufen, wenn nicht vorrätig auf Aus.
Was bedeutet das?
Wenn die Verfolgung eingeschaltet ist, zählt Shopify den Bestand bei jeder Bestellung herunter. Mit „Aus“ bei nicht vorrätig kann niemand etwas kaufen, das nicht mehr da ist.
6 Lagerplatz
Gehen Sie ganz nach unten zu den Metafeldern und tragen Sie den Wert im Feld Lagerplatz ein. Ein Beispiel ist H2-A-14 für Halle 2, Regal A, Fach 14. Der Kunde sieht diesen Wert nicht.
Was bedeutet das?
Der Lagerplatz ist nur für das Team. So findet man den Karton im Lager, ohne eine extra Warenwirtschaft.
7 Kollektion und Kategorie
Es gibt zwei Felder an zwei verschiedenen Stellen. Bitte verwechseln Sie sie nicht.
Die Kollektion steht rechts im Kasten Produktorganisation. Die Kategorie steht links unter den Bildern.
1. Kollektion — das ist die wichtige
Rechts im Kasten Produktorganisation finden Sie das Feld Kollektionen. Klicken Sie auf das Plus-Zeichen und wählen Sie eine oder mehrere Kollektionen, zum Beispiel Kartons oder Faltkartons.
Ohne Kollektion wird der Artikel im Shop nicht angezeigt.
Was bedeutet das?
Die Kollektion war früher in Shopware die Kategorie. Sie entscheidet, in welchem Ordner der Artikel im Shop steht.
2. Kategorie — danach
Links unter den Bildern finden Sie das Feld Produktkategorie auswählen. Wählen Sie eine Kategorie. Oft reicht der violette Vorschlag, zum Beispiel Umzugs- & Versandkartons.
Was bedeutet das?
Die Kategorie ist nicht das Shop-Menü. Shopify braucht sie für Steuern, für die Suche und für Google Shopping.
8 Tags
Rechts unter den Kollektionen finden Sie die Tags. Tags sind extra Stichwörter. Damit können Sie Artikel suchen und filtern, im Admin und im Shop.
Beispiele sind Wellung: B, Farbe: Braun und W2.
Was bedeutet das?
Tags helfen beim Finden und Filtern. Sie ersetzen nicht die Kollektion und nicht die Kategorie.
9 Maße
Füllen Sie bei den Metafeldern die Maße aus. Tragen Sie nur Zahlen ein, ohne mm.
- Länge, Breite und Höhe
- Wellenzahl, zum Beispiel W2
- Die übrigen Felder nur, wenn Sie die Werte kennen
Was bedeutet das?
Die Maße stehen intern am Artikel. Der Kunde sieht sie nur, wenn sie später auf der Artikelseite eingeblendet werden.
10 Speichern
Klicken Sie oben rechts auf Speichern. Stellen Sie den Status auf Aktiv.
Was bedeutet das?
Nur ein gespeicherter und aktiver Artikel kann im Shop erscheinen. Dafür braucht er außerdem eine Kollektion.
Der Artikel ist fertig angelegt.
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Bestellungen
Wählen Sie unten aus, was Sie brauchen. Die Seite springt dann zu diesem Abschnitt.
1 Bestellungen finden
Klicken Sie links im Admin auf Bestellungen. In der Liste sehen Sie die Bestellnummer, den Kunden, das Datum, die Zahlung und den Versand.
Was bedeutet das?
Jede Bestellung aus dem Shop, aus einem Entwurf und von der Tablet-Kasse erscheint in dieser Liste.
2 Wer hat was bestellt
Klicken Sie auf eine Zeile in der Liste. Links stehen die Artikel, die Mengen und die Preise. Oben stehen die Bestellnummer und das Datum.
Was bedeutet das?
Das ist die Bestellübersicht. Hier prüfen Sie, was gepackt und berechnet werden soll.
3 Kontakt vom Kunden
Rechts finden Sie den Kasten Kunde. Dort stehen Name, E-Mail, Telefon und die Lieferadresse. Klicken Sie auf den Namen, wenn Sie die ganze Kundenkarte öffnen möchten.
Was bedeutet das?
Von hier aus können Sie den Kunden anrufen oder eine E-Mail schreiben. Die Adresse brauchen Sie für den Versand.
4 Bestellung bearbeiten
Klicken Sie auf der Bestellung auf Bestellung bearbeiten. Sie können Artikel hinzufügen oder die Menge ändern. Speichern Sie danach.
Was bedeutet das?
Nach dem Versand lässt sich eine Bestellung oft nicht mehr vollständig ändern. Dann stornieren Sie lieber und legen eine neue Bestellung an.
5 Bestellung stornieren
Klicken Sie oben auf Weitere Aktionen und dann auf Bestellung stornieren. Buchen Sie den Lagerbestand zurück. Erstatten Sie die Zahlung, wenn der Kunde schon bezahlt hat.
Was bedeutet das?
Stornieren macht die Bestellung ungültig. Der Bestand kommt zurück ins Lager, wenn Sie das anhaken.
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Manuelle Bestellung
So legen Sie eine Bestellung über Entwürfe an, zum Beispiel nach einem Anruf oder einer E-Mail.
1 Wann ein Entwurf
Nutzen Sie einen Entwurf, wenn der Kunde nicht selbst im Shop bestellt. Typisch sind ein Anruf, eine E-Mail oder ein Angebot. Wenn der Kunde vor Ort ist, nutzen Sie die Kasse am Tablet.
Was bedeutet das?
Ein Entwurf ist eine Bestellung vom Schreibtisch. Erst nach der Zahlung oder dem Markieren als bezahlt wird daraus eine echte Bestellung.
2 Entwurf erstellen
Gehen Sie links auf Bestellungen und dann auf Entwürfe. Klicken Sie auf Entwurf erstellen.
Was bedeutet das?
Die Entwürfe liegen unter den normalen Bestellungen. Ein Entwurf ist noch keine fertige Bestellung.
3 Kunde und Artikel
Wählen Sie rechts den Kunden oder legen Sie ihn neu an. Suchen Sie links die Artikel und tragen Sie die Mengen ein. Prüfen Sie den Preis und den Versand.
Was bedeutet das?
Ohne Kundenname fehlen später E-Mail und Adresse an der Bestellung. Ohne Artikel kann Shopify nichts berechnen.
4 Zur Bestellung machen
Erfassen Sie die Zahlung, senden Sie eine Rechnung oder markieren Sie den Entwurf als bezahlt. Danach erscheint die Bestellung in der normalen Bestellliste.
Was bedeutet das?
Erst jetzt zählt Shopify den Lagerbestand herunter. Vorher ist der Entwurf nur eine Vorbereitung.
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Kasse am Tablet
So verkaufen Sie vor Ort mit der App Shopify POS.
1 App öffnen
Öffnen Sie auf dem Tablet die App Shopify POS. Wählen Sie den Standort Shop-Standort. Das ist nicht die Admin-Website am Computer.
Was bedeutet das?
POS heißt Point of Sale, also die Kasse vor Ort. Nutzen Sie die App, wenn der Kunde im Lager oder am Tresen steht.
2 Artikel in den Warenkorb
Tippen Sie den Artikel an oder suchen Sie ihn oben. Stellen Sie die Menge ein. Der Warenkorb steht rechts auf dem Bildschirm.
Was bedeutet das?
Die Kacheln links sind die Schnellauswahl. Über die Suche finden Sie auch Artikel, die nicht auf der Startfläche liegen.
3 Kunde zuordnen
Tippen Sie auf Kunde und wählen Sie den Kunden oder legen Sie ihn neu an. Dann stehen Name, E-Mail und Adresse später an der Bestellung.
Was bedeutet das?
Ohne Kundenname sehen Sie in der Bestellliste nur einen Barverkauf. Für Firmenkunden sollten Sie den Kunden immer zuordnen.
4 Bezahlen
Tippen Sie auf Zahlung oder Checkout. Wählen Sie Bargeld oder Karte, wenn ein Kartenleser angeschlossen ist. Geben Sie danach den Beleg per E-Mail oder als Ausdruck.
Was bedeutet das?
Nach der Zahlung ist der Verkauf fertig. Der Bestand wird heruntergezählt.
5 Wo die Bestellung landet
Die POS-Bestellung erscheint danach im Admin unter Bestellungen. Als Quelle steht dort POS. Zum Nachschauen, Stornieren oder für den Kontakt nutzen Sie die Anleitung Bestellungen.
Was bedeutet das?
Tablet ist für den Verkauf vor Ort. Ein Entwurf ist für Anruf und E-Mail vom Schreibtisch.
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PDF-Anhang bei Produkten
So hinterlegen Sie ein PDF-Dokument am Artikel. Kund:innen sehen es auf der Artikelseite unter Technische Daten im Bereich Dokumente.
1 Produktbereich öffnen
Gehen Sie im Menü links auf Produkte.
Was bedeutet das?
Hier verwalten Sie alle Artikel im Shop. Für einen PDF-Anhang bearbeiten Sie ein bestehendes Produkt.
2 Produkt auswählen
Wählen Sie das Produkt aus, bei dem eine PDF-Datei hinterlegt werden soll, zum Beispiel eine Versandtasche oder ein Faltkarton.
Was bedeutet das?
Der PDF-Anhang gilt nur für den gewählten Artikel. Für mehrere Artikel wiederholen Sie die Schritte jeweils einmal.
3 Zu den Metafeldern scrollen
Scrollen Sie auf der Produktseite ganz nach unten, bis Sie den Bereich Produktmetafelder sehen.
Was bedeutet das?
Metafelder sind Zusatzfelder am Artikel. Das Feld PDF-Anhang steht dort ganz oben.
4 PDF-Datei hochladen
Klicken Sie im Feld PDF-Anhang hinein. Wählen Sie über Datei auswählen die gewünschte PDF-Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie diese hoch.
Was bedeutet das?
Nutzen Sie nur PDF-Dateien. Typische Beispiele sind Datenblätter, Maßzeichnungen oder Montagehinweise.
5 Speichern
Klicken Sie oben rechts auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Was bedeutet das?
Erst nach dem Speichern ist das PDF im Shop sichtbar. Kund:innen finden es unter Technische Daten im Bereich Dokumente mit den Buttons PDF ansehen und PDF herunterladen.
Das PDF ist ab sofort auf der Artikelseite verfügbar.
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Inventurliste ziehen
So exportieren Sie die aktuelle Inventurliste aus Shopify als CSV-Datei und öffnen sie in Excel.
1 Statistiken und Berichte öffnen
Klicken Sie links im Menü auf Statistiken und dann auf Berichte.
Was bedeutet das?
Unter Berichte finden Sie vorgefertigte Auswertungen von Shopify, unter anderem die Inventurliste.
2 Inventurliste finden
Tragen Sie oben in die Suche Inventurliste ein und klicken Sie auf den Bericht Inventurliste in der Liste.
Was bedeutet das?
Der Bericht zeigt SKU, Produktname, Variantentitel und den aktuellen Bestand in Einheiten.
3 Export starten
Oben rechts auf dem Bericht klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Exportieren.
Was bedeutet das?
Über das Export-Menü können Sie den Bericht als Datei herunterladen, zum Beispiel für Excel oder zur Weitergabe.
4 Export-Einstellungen
Im Fenster Bericht exportieren stellen Sie ein:
- Format: Kommagetrennte Werte (CSV)
- Ergebnisse: Alle Ergebnisse der Datenabfrage
Klicken Sie danach auf Exportieren. Die CSV-Datei wird heruntergeladen.
Was bedeutet das?
Mit „Alle Ergebnisse“ exportieren Sie die komplette Liste, nicht nur die sichtbaren Zeilen auf dem Bildschirm.
5 CSV in Excel öffnen
Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei mit Microsoft Excel oder einem anderen Tabellenprogramm.
Falls nötig, wählen Sie beim Import Getrennt und als Trennzeichen Komma oder Semikolon, je nach Excel-Einstellung.
Was bedeutet das?
Die CSV-Datei enthält alle Spalten aus dem Bericht. Speichern Sie die Datei bei Bedarf als Excel-Datei (.xlsx).
Die Inventurliste liegt jetzt als Tabelle vor und kann gedruckt, sortiert oder weiterbearbeitet werden.